Precisando organizar uma assembleia virtual em condomínio? Veja dicas e processos fundamentais.
A pandemia provocou mudanças na maneira como nós fazemos as reuniões de condomínio. Com a necessidade de se manter o isolamento social, a tecnologia nunca foi tão necessária. Em tempos nos quais os encontros estão sendo online, como realizar uma assembleia virtual eficaz?
Por mais que pareça simples, promover encontros entre administradores e moradores precisa ser algo bem planejado. Isso porque, é importante garantir que as pendências consigam ser resolvidas. Sendo assim, as contas e a organização do patrimônio serão mantidas.
Um fato que é interessante ressaltar é que essa ferramenta acabou trazendo uma solução para um outro problema que já era recorrente: a questão da frequência. Sem precisar se deslocar do conforto de seus lares, muitas pessoas, que antes não tinham o hábito de participar, passaram a se interessar e se envolver mais nos assuntos referentes ao condomínio.
Isso facilitou, principalmente, a vida dos proprietários que não moram no local, pois antes, eram obrigados a se deslocar, o que influenciava na baixa adesão. Para se ter uma ideia, a tecnologia influenciou diretamente no aumento participativo das pessoas, que praticamente duplicou em muitos lugares.
Os pontos positivos são muitos, portanto, a expectativa é que as assembleias virtuais sejam mantidas depois que vacinarem toda a população e controlarem a doença.
Gostaria de saber melhor como fazer isso de uma maneira mais assertiva? Confira algumas dicas que podem ajudar você nessas horas!
Utilize um software para assembleia virtual em condomínio
Para a realização de uma assembleia virtual, é preciso ter uma ferramenta para que o encontro aconteça. Embora existam várias possibilidades, é interessante investir em um software específico para administração de condomínio.
O UnionWeb, da Uniondata, é a solução que você precisa para manter o canal entre condomínio e condôminos. O melhor é que isso tudo acontece de uma forma simplificada. Esse ambiente digital permite a convivência e a troca de informações e documentos entre os moradores, o síndico e os administradores.
A ferramenta te dá todo o suporte necessário para realizar a gestão do condomínio. Ele conta com duas versões: Web e aplicativo para smartphone e tablets. Entre as suas funções está a Assembleia e Reunião Virtual. Nela é possível criar e discutir pautas, promover votações, como eleição de síndico e aprovação orçamentária. O interessante disso tudo é que com o UnionWeb é possível determinar quais moradores poderão participar.
Crie encontros com objetivos definidos
Para que a sua assembleia seja eficaz e os assuntos em pauta sejam apresentados, debatidos e solucionados, o ideal é que os temas sejam predefinidos.
Outra dica é desmembrar esses encontros. Em vez de fazer um ou dois encontros anuais (algo muito comum de se ver na maioria dos condomínios), seria interessante que eles aconteçam mais vezes. Isso diminui o tempo da reunião, que costuma ser longa e cansativa, além de dar maior foco a cada tema proposto.
Sendo assim, você terá mais qualidade e maiores chances de que as pendências sejam tratadas com a importância devida. Isso evita que algum ponto seja perdido ao longo da conversa.
Atente-se também à data. Se não for possível chegar a um consenso entre todos os condôminos sobre qual é o melhor dia, evite que isso aconteça próximo a feriados e período de férias.
Não se esqueça dos editais
Um ponto que não pode ser deixado de lado é a garantia que todos os condôminos estarão cientes de que haverá uma assembleia e as pautas tratadas nela. Até porque o ideal é que, pelo menos, a maioria esteja presente.
Grande parte dos condomínios tem o hábito de colocar os avisos em elevadores ou quadros em áreas comuns. No entanto, nem sempre isso é garantia de que todos estão sabendo da reunião, principalmente se o proprietário não residir no local.
O uso do software te facilita até nessas horas. Através da plataforma UnionWeb, você consegue fazer com que todos os moradores sejam avisados sobre o encontro, seja ele virtual ou não.
No edital de convocação, lembre-se de abordar alguns pontos importantes: período da assembleia (que pode ter a duração de vários dias e horários), data de abertura e encerramento de votações online, se ela será totalmente online, presencial ou híbrida e o tipo (extraordinária, ordinária ou simples).
Tenha em mente que a tecnologia é uma grande aliada, porém muitas pessoas podem encontrar dificuldades por não estarem familiarizadas com ela. Por isso, garanta todo o suporte necessário. Explique detalhadamente como funciona a plataforma, como acessar os dados e as salas de reuniões.
Agora que você viu como algumas medidas simples podem melhorar a qualidade das assembleias virtuais do seu condomínio, que tal investir em uma ferramenta para otimizar o relacionamento entre condôminos e condomínio? Gostaria de saber mais como o UnionWeb pode te ajudar? Saiba mais.
