Contas a pagar no condomínio exige planejamento e gestão. É de extrema importância que todas as ações que lidam com o dinheiro do condomínio sejam feitas de maneira clara para que não haja nenhum mal entendido no futuro.
A missão do síndico é gerir os recursos do condomínio e aplicá-lo onde é mais necessário para os condôminos, mas sem uma boa gestão financeira, diversos problemas podem ocorrer, fazendo com que o local perca sua harmonia.
Veja dicas de como você pode ter uma boa gestão dos gastos de seu condomínio.
Conheça os documentos do condomínio
O primeiro passo para um síndico é se inteirar das gestões anteriores, tendo um conhecimento prévio dos problemas e recursos do condomínio. Caso algum dos moradores precise de uma informação posteriormente, ela estará lá para facilitar a comunicação entre as partes.
Por sorte, a internet vem como uma ferramenta para auxiliar na administração de seu condomínio, tornando muito mais fácil a gestão: quais despesas o condomínio terá e quanto irá receber.
Separe o dinheiro do condomínio
É necessário que o condomínio disponha de uma conta bancária, onde será destinado todo o dinheiro arrecadado para pagamento de débitos mensais referentes às necessidades do condomínio.
Utilizando desse método, além de não haver complicações caso o dinheiro do condomínio estivesse em uma conta particular ou nas mãos do síndico, com uma conta separada, a informação fica mais fácil de ser acessada e a comprovação dos gastos mensais se torna muito mais clara.
Estude os síndicos anteriores
Quando estudamos as ações dos síndicos anteriores, temos uma boa visão do que foi feito até o momento, o que podemos melhorar e principalmente os erros cometidos, para que não sejam repetidos.
Se o condomínio já possuir conta, torna muito mais simples entender sua saúde financeira e ver as suas despesas mais habituais.
A Union Data pode te assessorar com software de gestão que trará uma nova luz a todas as questões que serão enfrentadas nesse novo processo. Assim, você irá apresentar mais transparência e controle, possuindo múltiplas ferramentas para assessorar sua gestão e realizar as melhorias que achar necessário.
Controle o fluxo de caixa e o contas a pagar no condomínio
O síndico deve registrar todas as despesas que foram pagas para que possa saber quanto dinheiro ainda dispõe para as melhorias no local. Por meio do software de gestão da Union Data, será possível mapear todos os gastos e fazer planilhas de planejamento que poderão ser utilizadas em futuras reuniões de condomínio.
Isso irá demonstrar um controle completo sobre a saúde financeira do condomínio e apresentar uma gestão clara e objetiva dos recursos utilizados naquele período.
Conte com o inesperado no contas a pagar no condomínio
Nem sempre as despesas de um condomínio serão habituais, já que imprevistos podem ocorrer e para isso será necessário que o síndico possua uma reserva de fundos. Essas ações fazem com que os valores pagos pelos condôminos não sofram elevação e não gerem tensão com o síndico por pedir uma nova taxa nas reuniões de condomínio.
Com uma boa gestão do contas a pagar do condomínio, é possível que organize as despesas para que ao fim do mês sobre um valor que deverá ser guardado no fundo de emergência para situações não usuais, como por exemplo: a troca do calçamento da rua, a pintura da área de lazer e pequenos reparos que podem acontecer em momentos inesperados.
É importante que o síndico entenda que, apenas pelo fato de não criar uma nova taxa, ele já caiu nas graças dos condôminos, que assim como qualquer pessoa, deseja economizar.
Conheça os inadimplentes
Infelizmente alguns condôminos podem se tornar inadimplentes e assim causar um buraco em seu orçamento de manutenção do condomínio, mas com o software da Union Data é fácil identificar os inadimplentes e assim fazer a cobrança.
Deve-se levar em consideração que nem sempre o inadimplente está agindo assim por vontade própria. Conforme dito acima, coisas inesperadas acontecem e que podem impedir o pagamento das taxas do condomínio.
Sendo assim, é necessária uma conversa em particular com o devedor para que ele não se sinta exposto e venha a processar o síndico e o condomínio por tais ações, gerando mais despesas. Já que acionar a justiça causaria gastos com advogado e talvez até uma multa.
Faça reuniões periódicas
Mesmo que alguns dos condôminos não compareçam, as reuniões de condomínio devem acontecer no mínimo mensalmente, para que sejam passadas todas as informações referentes ao mês em questão.
É importante divulgar e reafirmar o motivo e importância das reuniões, para que elas passem a fazer parte do calendário pessoal dos condôminos, pois só assim será possível esclarecer dúvidas e prestar contas, além de propor e receber ideias.
Reuniões farão com que o síndico seja melhor visto pelos condôminos, que saberão exatamente onde e como o dinheiro do condomínio está sendo investido.
Tenha uma ata atualizada
Como já dito, é necessário que as informações referentes ao condomínio estejam sempre disponíveis aos condôminos e ao síndico, para isso é necessária uma ata atualizada.
Ela pode ser física ou online, já que a internet nos traz essa possibilidade, porém mesmo tendo uma ata virtual, é importantíssimo que o síndico mantenha a versão física para que os condôminos possam fazer as consultas que acharem necessárias.
Sempre apresente opções para garantir o equilíbrio no contas a pagar no condomínio
Caso haja necessidade de realizar uma obra no condomínio, procure sempre pesquisar empresas para apresentar, pelo menos, três ou quatro opções. Fazendo isso, os membros do condomínio, como um todo, poderão chegar a um acordo e decidir qual é a melhor maneira de agir e que empresa contratar, deixando as ações do síndico mais claras e que não precisarão ser discutidas posteriormente.
Seja cordial
Embora muitas vezes pareça impossível, é necessário que o síndico se mantenha sempre cordial com os condôminos, criando assim um ambiente mais saudável e de respeito entre os habitantes do condomínio.
O contas a pagar do condomínio deve ser gerido como em uma empresa
É importante que se tenha em mente que um condomínio deve agir em questões financeiras como uma empresa, pois qualquer ação impulsiva pode causar prejuízo e transtorno ao síndico e aos condôminos.
Sendo assim, com a ajuda do software de gestão da Union Data será possível fazer um planejamento mais detalhado dos custos e dos valores recebidos pelo condomínio, criando uma maior facilidade para administração do local.
A Union Data possui anos de prática no auxílio da administração de condomínios, dispondo de softwares que auxiliarão o síndico numa gestão mais clara e eficiente, trazendo vantagens não apenas para o síndico, como para todos os condôminos que ali residem.
