Cartórios Digitais – Como funciona?

No Brasil, empresas de tecnologia a mais de 2 anos já oferecem serviços digitais de cartório, tais como:

  • Ata de assembleia
  • Certidão negativa de débitos condominiais (CND)
  • Notificação extrajudicial para cobrança de débito
  • Procuração com firma reconhecida
  • Matrículas de imóveis a fim de atualização de cadastro
  • Registro de prontuário de funcionário
  • Atos e livros condominiais diversos
  • Certidões em formato eletrônico
  • Registro de contratos com prestadores de serviços, para distribuição a todos os condôminos para preservar a transparência do que foi contratado.

 

Por serem totalmente online, torna o dia a dia de seus processos mais ágeis, práticos e principalmente mais econômicos. Não havendo mais a necessidade de se locomover até um cartório, enfrentar filas imensas ou fazer a impressão de inúmeras cópias. Além é claro de não precisar se expor ao vírus, ao ter que se locomover até o local.

 

E neste período de pandemia, onde as pessoas que puderam passaram a trabalhar de casa, aumentando a demanda dos serviços digitais. Tornou a realidade dos cartórios digitais, que antes eram ainda desconhecidos pela maioria dos condomínios, ainda mais necessária. E como ainda é incerto até quando isso irá durar, temos que nos adaptar às novas demandas que surgiram.

 

Como funcionam os serviços dos cartório digitais?

 

Diferente da digitalização de documentos, que permite a conversão do documento físico para o ambiente digital, como se fosse uma “xerox digital”. Uma possibilidade que nós da Union Data  juntamente com a Pacto oferecemos.

Nos cartórios digitais, este processo é diferente, pois todos os documentos serão reescritos digitalmente e não apenas copiados como no exemplo acima.

 

Pois os dados recebidos pelos cartórios digitais, são armazenados na blockchain, que é uma espécie livro eletrônico onde são registradas todas as transações que acontecem em uma rede. A segurança tecnológica está nos registros consolidados, que são imutáveis e não podem ser apagados. Depois que o registro é feito, o condomínio recebe a ata assinada digitalmente com número de registro na blockchain. É a tecnologia mais avançada de registro e guarda de informações.

 

O que é necessário seu condomínio ter, antes de utilizar os serviços do cartório digital?

 

Para utilizar o serviços de cartório digital é preciso que seu condomínio tenha um certificado digital, que é necessário para serem feitas as assinaturas digitais e para a comprovação das operações. Esse certificado é possível através da emissão do e-CNPJ.

Portanto é importante que seja conversado com a administradora de seu condomínio, sobre migrar os processos de cartório para o ambiente digital, para ver se é possível ser feita esta transação. Além de que é preciso contar com uma empresa de tecnologia confiável que ofereça esses serviços de cartório digital.

 

Comparação de custos

 

– Processo off line

 

Em São Paulo, o custo para o registro da ata equivale a R$ 100,00 reais. Mais com as viagens que deverão ser feitas pelo motoboy, mais os gastos com impressão e guarda de documentos. O custo médio pode aumentar para R$ 120,00 reais.

– Com périodo de 1ª semana, entre a emissão e registro da ata.

– Com tempo de distribuição imprevisível, pois essa função dependerá da agilidade dos porteiros e zeladores de cada condomínio.

 

– Processo on line – Cartório digital

 

O custo irá variar de uma empresa para outra, mas no geral o valor será 50% menor do que o processo off line ou até mesmo zero. Por não haver a necessidade das viagens que deveriam ser feitas pelo motoboy, nem pela impressão de inúmeras folhas de documentos, sem contar que no ambiente digital o processo é mais ágil e consequentemente mais rápido.

– Com período de 1ª dia, entre a emissão e registro da ata.

– E em poucas horas você receberá o documento do cartório, podendo publicá-lo no seu site ou dispará-lo via e-mail.

 

Importante: os cartórios cobram o mesmo preço para registrar a ata física ou digital, seguindo a tabela instituída pelo Tribunal de Justiça de cada Estado.

 

Registro de ata de assembleia na cidade de São Paulo, de acordo com a tabela do Centro de Distribuição de Títulos e Documentos (CDT): R$ 72,27 para uma página. O preço aumenta a cada página adicional, sendo R$ 90,10 para três páginas (tabela em vigor no ano de 2020).

 

Cópia autenticada de ata é amplamente usada na gestão condominial para:

  1. Abertura de conta em bancos
  2. Cadastro do condomínio em lojas/fornecedores
  3. Ingresso de ações judiciais (ata de eleição de síndico)
  4. Venda/Compra de imóveis (condômino)

 

Levando em consideração que o custo de uma cópia autenticada é de R$ 3,70/página, imagine quanto condomínio e condôminos irão economizar com a ata digital, já que a cópia do documento eletrônico é sempre original e dispensa qualquer cobrança?

 

Confira as vantagens da utilização desta nova modalidade.

 

– Integração com uma administradora ou de um condomínio com possibilidade de controle digitalmente

– Eliminação de custos como: papel, xerox, impressão, manipulação, correio, locomoção

– Segurança do documento quanto a rastreabilidade e armazenamento

– Eliminação do risco de perda ou extravio do documento por terceiros

– Eliminação da guarda física

– Eliminação do fator “reclamação” do morador que alega não ter recebido

– Uma vez emitido, o documento digital é do condomínio

– Segurança através dos backups, feitos tanto pelo cartório, pela empresa prestadora de serviço e por você administradora.