A digitalização de documentos é uma solução eficiente e moderna que pode trazer inúmeros benefícios para a administração de condomínios. Além de facilitar o acesso e a organização das informações, a digitalização documentos pode reduzir significativamente os custos operacionais.
Neste artigo vamos explorar como essa prática pode impactar positivamente as finanças de uma administradora de condomínios.
Redução de custos com espaço físico
Um dos principais benefícios da digitalização de documentos é a eliminação da necessidade de espaço físico para armazenamento.
Alugar um espaço para guardar documentos pode ser caro, especialmente em grandes cidades como São Paulo. Estimamos que o custo anual de aluguel de um espaço de 10m² pode chegar a R$ 12.000,00. Além disso, há custos adicionais com manutenção e segurança, que podem somar mais R$ 5.000,00 por ano. Com a digitalização, esses custos são praticamente eliminados.
Economia com transporte de documentos
A digitalização também reduz a necessidade de transporte de documentos físicos. Em um cenário onde documentos precisam ser enviados e retirados regularmente, os custos de transporte podem ser significativos. Supondo um custo médio de R$ 100,00 por viagem (ida e volta de documentos) mensal, o gasto anual pode chegar a R$ 1.200,00 por condomínio. Com documentos digitalizados, o envio e recebimento de informações podem ser feitos eletronicamente, eliminando esses custos.
Eficiência administrativa com a digitalização de documentos
A digitalização de documentos melhora a eficiência administrativa, economizando tempo e recursos. Administradores de condomínios podem acessar e compartilhar documentos de forma rápida e segura, sem a necessidade de procurar arquivos físicos.
Isso não só reduz o tempo gasto em tarefas administrativas, mas também minimiza o risco de perda ou extravio de documentos importantes.
Sustentabilidade e responsabilidade ambiental
Além dos benefícios financeiros, a digitalização de documentos contribui para a sustentabilidade. A redução do uso de papel e a eliminação da necessidade de transporte físico ajudam a diminuir a pegada de carbono da administradora de condomínios. Adotar práticas mais sustentáveis é uma responsabilidade importante e pode melhorar a imagem da administradora perante os moradores e a comunidade.
A digitalização de documentos é uma prática que traz inúmeros benefícios para a administração de condomínios. Além de reduzir custos com espaço físico e transporte, ela melhora a eficiência administrativa e contribui para a sustentabilidade. Investir em soluções digitais é uma maneira inteligente de modernizar a gestão condominial e garantir uma administração mais eficiente e econômica.
Assista à live da Pasta Digital, o recurso de digitalização de documentos do CondoNow
Para saber mais sobre como a Pasta Digital do Condonow pode transformar a gestão de documentos no seu condomínio, convidamos você a assistir à nossa live exclusiva.
Durante o evento, apresentamos detalhadamente todas as funcionalidades e benefícios dessa ferramenta inovadora. Não perca a oportunidade de ver como a digitalização pode reduzir custos e aumentar a eficiência da administração condominial.
Solicite agora uma demonstração gratuita do CondoNow e revolucione a sua gestão condominial!
