É lei. A prestação de contas do condomínio deve ser feita e aprovada anualmente em assembleia, de acordo com o Código Civil. Na maioria dos conjuntos prediais, essa assembleia ocorre no começo do ano e síndicos e administradores correm para tentar se organizar para conseguir fazer a prestação da melhor maneira possível. Mas não é por ser lei, que a prestação de contas precisa ser algo complicado e trabalhoso.
DOCUMENTAÇÃO
São vários documentos que devem ser apresentados durante a prestação de contas do condomínio. Esses documentos podem estar com o síndico ou com a administradora.
Entre eles estão:
Certidões negativas do INSS, FGTS e Receita Federal. Sendo necessário os documentos do condomínio, da administradora, e também de empresas terceirizadas prestadoras de serviço.
Certificados de segurança, como Ria dos elevadores, certificados de brigada de incêndio, para-raios e os seguros do prédio e funcionários.
Além de um demonstrativo de despesas e um balanço contábil, que também precisam estar na prestação de contas do condomínio.
BALANÇO
O balanço contábil deve ser de fácil entendimento para todos presentes na assembleia de prestação de contas do condomínio. Nele devem conter informações pertinentes como: despesas com pessoal (salários, férias, etc), despesas fixas (água, luz, contratos de manutenção…) e despesas variáveis (como recarga de extintores, por exemplo).
TRANSPARÊNCIA
Todos os documentos devem estar à disposição dos condôminos na hora da prestação de contas do condomínio. Mas é melhor para todos que os moradores possam acompanhar as contas do conjunto durante o ano. Existem softwares online que permitem o acesso dos moradores a portais onde eles podem checar essas informações. Assim a prestação de contas fica mais fácil, já que os condôminos já têm acesso a maioria dos dados que serão apresentadas.
ORGANIZAÇÃO
Organizar a quantidade de documentos necessários para a prestação de contas do condomínio pode ser uma tarefa complicada. Porém é possível facilitar esse trabalho digitalizando os documentos e controlando as despesas e receitas por softwares de administração condominial. Com os documentos disponíveis online, é possível solucionar o problema de organização.
SOLUÇÃO
A Union DATA, empresa com mais de 30 anos de experiência com softwares para administração condominial possui ferramentas que facilitam muito a prestação de contas do condomínio. O ConPAG – contas a pagar, facilita o pagamento das contas do prédio e emite recibos de pagamentos, fáceis de serem controlados. Já o Condominium, é a ferramenta completa de administração condominial, permitindo um grande controle contábil, além de ter módulos para digitalizar e controlar toda a documentação do condomínio. A ferramenta também permite que moradores acessem e acompanhem um portal com várias informações do condomínio. Para descomplicar, Unifique.
