Dicas para tornar a sua assembleia organizada e tranquila.
Pode até parecer impossível, mas com preparação e dedicação é possível realizar uma assembleia produtiva e sem confusão.
Veja sete dicas para planejar uma assembleia organizada e eficaz
1 – Pauta
Escolha no máximo 4 itens para serem apresentados ou levados em votação, caso um dos temas seja polêmico e que precise de mais tempo para apresentação e debates, deixe esse assunto para o fim da reunião.
2 – Áudio/Visual
Por mais simples que possa parecer, levar os assuntos em formato de apresentação de Power Point ou utilizando vídeos aumentará o entendimento dos assuntos apresentados, utilizem as apresentações com a seguinte proporção em cada Slide – 80% imagens/gráficos e 20% Textos.
Slides lotados apenas de texto cansam e fazem a audiência se perder na leitura.
3 – Preparação de uma assembleia organizada
Algumas horas antes da assembleia, se reúna com todos os organizadores, síndico, administradora, conselheiros e moradores que irão ajudar ou apresentar algum assunto no decorrer da reunião.
Um ensaio rápido e pensar sempre em tudo que poderá dar errado é sempre bom, lembre-se, treino é treino, jogo é jogo, imagine entrar em campo sem nenhuma preparação?
4 – Agenda
Com os temas escolhidos defina o tempo para apresentação, dúvidas e votação de cada assunto, apresente essa agenda no inicio da reunião e siga os horários definidos.
Inicie a assembleia rigorosamente no horário marcado.
5 – Autoridade garante uma assembleia organizada e tranquila
O presidente da mesa é a autoridade máxima durante a assembleia e deverá ser respeitado e exigir respeito de todos os participantes, dar a palavra para quem solicitar no momento oportuno e não deixar ninguém interromper quem estiver falando.
6 – Disciplina
Todos os membros do conselho, síndico e administradora devem estar alinhados com suas ideias e propostas, não deixe para o momento da assembleia discussões ou debates sobre temas que poderiam ter sido resolvidos antes da assembleia iniciar.
7 – Respeito
Antes de mais nada todos devem ser respeitados, quem está com o microfone na mão deve ser uma pessoa calma e nunca alterar o tom de voz ou ameaçar os demais presentes, respeitar para ser respeitado.
Caso algum morador falte com o respeito, o presidente da mesa pode pedir para que ele se comporte ou que saia da reunião, além de ter o direito de pedir para a administradora que faça uma advertência por escrito ao morador causador do transtorno.
