VOCÊ CONHECE O CONDONOW?

O CondoNow é um sistema de gestão de condomínios, que possibilita o gerenciamento desses espaços compartilhados por várias pessoas, onde cada proprietário possui seu recinto particular que, em conjunto, forma uma unidade coletiva onde são compartilhados ambientes comuns. Por isso, cada morador/proprietário possui direitos e deveres em relação a esses lugares.

Se você é parte de um condomínio e já participou de reuniões desse grupo, convocadas para decidir assuntos presentes em uma pauta de discussão, sabe o quão difícil pode ser administrar esse conjunto formado por interesses, problemas e necessidades.

Portanto, criamos uma espécie de guia para lhe apresentar o CondoNow, que traz para os condomínios um importante ajuda na condução de todas as suas variáveis e particularidades, evitando também possíveis dificuldades e dores de cabeça.

No guia aqui apresentado, abordaremos os seguintes temas:

1) Como tudo começou – a origem do sistema

2) O que é o CondoNow

3) A quem se destina

4) Funcionamento da ferramenta

5) Utilização do CondoNow na prática

6) Consulta de informações geradas pelo sistema

7) Vantagens

1) Como tudo começou – a origem do sistema

Desde 1984, a Union Data trabalha com a administração de condomínios e imóveis, desenvolvendo soluções para facilitar a vida e o trabalho de síndicos, proprietários e administradores.

Acompanhando a evolução e as necessidades do mercado, em 2015, a equipe da empresa pensou em um sistema “em nuvem”, ou seja, um sistema que armazenasse informações em servidores, acessíveis em qualquer lugar, seja por computador ou smartphone, e que pudesse ser operado de forma remota, sem a necessidade de deslocamento até o local.

Estava criado o CondoNow, um sistema acessado pela nuvem (cloud), versátil e de fácil utilização, mas também com uma infraestrutura robusta e segura, voltado ao atendimento de administradoras e clientes de pequeno e médio porte, que torna mais rápida e ágil a forma de gerir condomínios. Ele oferece qualidade, praticidade e agilidade para administrar.

2) O que é o CondoNow?

Desenvolvido para facilitar a gestão de condomínios, oCondoNow é um sistema de administração, que contempla o gerenciamento de todos os compromissos do condomínio, dos pagamentos, emissão de boletos (opção “Boleto Express”), contratação de serviços, reservas de espaços até o controle dos gastos.

O CondoNow faz a manutenção de toda a estruturadegestão do processo de cobrança, por meio de um método automatizado, que acelera as condutas administrativas necessárias ao bom funcionamento do condomínio.

3) A quem se destina

Uma vez que o CondoNow é um sistema de administração de condomínios, a ferramenta é destinada para administradoras de condomínios e para clientes de pequeno e médio porte que buscam mecanismos de autogestão, e também, subsequentea participação de todos os envolvidos nos processos decisórios, que ali se encontram.

Essa forma de administrar, hoje, é um procedimento comum dentro de muitas organizações, e aqui temos a autogestão viabilizada pela tecnologia, uma inovação que torna a gestão mais eficiente, rápida e enxuta, porque diminui o tempo de resposta às necessidades apresentadas.

4) Funcionamento da ferramenta

Usar o CondoNow é um processo simples e intuitivo, o próprio programa mostra ao usuário o que deve ser feito, passo a passo. E tudo começa com o login do usuário e a senha. Liberado o acesso, a administradora deve se cadastrar, preenchendo dados como o nome do condomínio, o endereço, a data que o condomínio se tornou cliente da Union Data, os membros dos conselhos fiscais e consultivo/deliberativo etc.

Na sequência, devem ser inseridos os dados das unidades (apartamentos/salas comerciais), o que inclui seus proprietários e seus endereços secundários, o endereço para a cobrança, informações dos moradores/inquilinos, entre outros.

Tais informações, além de possibilitarem o controle dessas unidades, também permitem a geração de relatórios sobre essas unidades, as chamadas métricas: nome do condomínio, endereço, proprietário, endereço do proprietário, dados bancários e contatos (telefone e e-mail).

O sistema CondoNow disponibiliza um plano de contas padrão para serem feitas as associações das despesas e receitas, porém a administradora pode também personalizar seu próprio plano de contas e suas visões dele.

A administradora precisa cadastrar as contas a serem pagas mensalmente, como água, gás, manutenção dos elevadores, encargos sociais dos empregados do condomínio, taxas administrativas etc. Com os dados de pagamentos e de despesas, o CondoNow possibilita um comparativo entre ambos, por meio do qual a administradora pode avaliar a saúde financeira do empreendimento, ou seja, se ele consegue compor uma reserva de caixa ou se os pagamentos recebidos não são suficientes para cobrir as despesas, prevenindo problemas de caixa futuros.

O sistema possibilita ainda que os valores de água e gás sejam inseridos individualmente no valor do boleto a ser pago pelos proprietários, otimizando sobremaneira a questão dos pagamentos. Para um controle maior, no CondoNow é possível inserir a foto do relógio que mostra o consumo, feita pelo próprio leiturista, igualmente cadastrado no sistema. Inclusive, os boletos são impressos pelo uso do sistema (tanto a primeira quanto a segunda via), onde aparecem discriminadas as receitas e as despesas do condomínio e da unidade. Se os boletos gerados não forem pagos, isso ficará registrado no CondoNow através dos status de cada emissão, da mesma forma, caso o condômino necessite negociar os dividendos, o sistema auxiliará nesse processo, podendo fazer acordos para unidades inadimplentes.

De todas as funcionalidades aqui descritas, uma das mais interessantes e que evita retrabalhos e dores de cabeça é a geração de balancetes e de fluxos de caixa anuais. Para a apresentação dos balancetes, pode-se optar por agrupamentos em blocos, pela emissão de históricos, receitas por conta, despesas por conta e a totalização desses grupos. Em relação aos fluxos de caixa anuais, o CondoNow permitea personalização do período, sendo indicado o mês e o ano para se tirar este relatório.

Porém, até aqui falamos das administradoras, mas, e os condôminos? O que o sistema oferece a esse público? O CondoNow possui muitas ferramentas para uso dos clientes das administradoras. O sistema possui o “Portal do Morador”, um aplicativo disponível para uso em computadores e smartphones (Android e IOS), onde são encontrados recursos que, além de úteis, são interessantes e oferecem muita praticidade.

Esse portal dá acesso aos proprietários a segundas vias de boletos, reservas de espaços comuns (salões de festas, quiosques, piscinas, espaços gourmet etc.), comunicados, assembleias virtuais, livro de ocorrências e enquetes. Por meio do portal, a administradora também pode contatar diretamente condôminos ou repassar avisos importantes.

Para as assembleias virtuais, o sistema permite criar e discutir pautas relacionadas ao condomínio, onde os moradores interagem através de votações e comentários em tempo real referentes a cada pauta ea participação apenas de convidados escolhidos(moradores/proprietários) através de vídeo chamada.

Como garantia do acesso e da segurança das informações, o CondoNow realiza backups diários, semanais e/ou mensais das informações, armazenados da maneira que administradora achar melhor ou mais interessante aos seus trabalhos.

Durante a utilização do sistema, caso ocorra algum problema ou o usuário se depare com dificuldades em operacionalizá-lo, o CondoNow conta com recursos de suporte, elaborados a partir do conceito de Service Level Agreement – SLA (Acordo de Nível de Serviço), um compromisso firmado com o cliente que descreve o serviço prestado, os níveis de qualidade garantidos, as responsabilidades assumidas pelas partes e as reparações se o acordo não for cumprido.

O CondoNow tem o compromisso de solucionar qualquer problema dentro de 12 horas.

Perante tantas funções, como fica a questão da segurança dos dados? O CondoNow também dedicou uma atenção especial a esse aspecto: as informações lançadas no sistema são criptografadas, transformadas em códigos e disponibilizadas apenas para usuários autorizados a acessar a ferramenta.

5) Utilização do CondoNow na prática

São tantas as funcionalidades da ferramenta que, para resumir, fizemos uma lista das possibilidades de utilização do CondoNow na prática:

• Emissão de relatórios;
• Gerenciamento contábil (lançamentos, posição financeira, depósitos não identificados e aplicações);
• Emissão de boletos (lançamento individual de consumo – água e gás, informações para a emissão, processamento, alteração/exclusão de emissão, relatório de consumo, relatório de boletos emitidos, emissão recorrente, geração e agendamento das emissões);
• Impressão de boletos (remessa para banco, por e-mail e impressão);
• Baixa dos valores pagos;
• Cobrança (relatório de devedores, do cálculo de encargos jurídicos e consulta aos pagamentos em aberto);
• Relação de acordos e devedores;
• Cobranças automáticas (ficha financeira, manutenção de acordo, carta de cobrança, evolução da inadimplência, gestão de cobrança, reparcelamento de acordo, prestação de contas, balancete, extratos, datas de fechamento, receitas e despesas, fluxo de caixa anual, reservas, equipamentos, aprovação e listagem de reservas);
• Comunicados, documentos, exclusão de condomínios, assembleia virtual, livro de ocorrências e enquetes;
• Boleto Express (segunda via de boletos),
• Portal do Morador (para computador e smartphone – interface de acesso para moradores e proprietários sobre os dados e funcionalidades do condomínio, além de canal alternativo de diálogo com a administradora).

6) Consulta de informações geradas pelo sistema

O CondoNow proporciona aos seus usuários elementos importantes na administração e cadastro de condomínios, unidades e seus respectivos proprietários, geração e envio de boletos, controle de receitas e despesas, sistema de reservas, assembleias virtuais, cobranças e muito mais.

Para facilitar o controle e proporcionar uma visão detalhada de todo o processo, o sistema permite consultar às informações alimentadas no programa por meio de relatórios gerenciais, essas são medidas utilizadas para orientar a administração e as tomadas de decisões. Assim, essas métricas consistem em relatórios formulados a partir dos dados registrados por seus usuários. E são vastas as possibilidades, conforme algumas listadas abaixo:

• Etiquetas;
• Relação das unidades cadastradas;
• Relação dos condomínios cadastrados;
• Índice;
• Contas bancárias registradas;
• Termos de verificação;
• Contas a pagar;
• Compromissos;
• Cheques emitidos;
• Retornos de pagamento,
• Conciliaçõesbancárias.

O termo de verificação é uma espécie de declaração, que pode ser usada pela administradora quando houver a necessidade de uma prestação de contas a ser declarada dentro dos critérios estabelecidos pelo condomínio. É só fazer o preenchimento e imprimir que o documento está formulado.

Diante de tantas informações, o tratamento prévio de dados proporcionado pelo sistema se transforma em uma ferramenta poderosa de gestão e de projeção das ações futuras, garantindo o bom funcionamento dos condomínios administrados, satisfação assegurada para proprietários, usuários e condomínios.

7) Vantagens

O sistema CondoNow é um importante aliado no gerenciamento de condomínios. Seu funcionamento em nuvem (cloud) torna a operacionalização mais leve e ágil, de maneira segura e pela oferta de uma série de ferramentas e funcionalidades.

O usuário consegue trabalhar com o sistema de maneira intuitiva, pois o próprio sistema foi idealizado para facilitar a utilização. Tudo que uma administradora precisa está lá, apresentado em uma interface acessível, rápida e prática, que pode ser consultada a qualquer momento, seja por meio do computador ou de um smartphone.

Esse instrumento consegue, simultaneamente, diminuir a burocracia, melhorar a comunicação entre condomínio e administradora, além de organizar melhor os dados e documentos quando comparados aos métodos tradicionais.

A oferta de suporte e auxílio imediato por meio do atendimento remoto presente no próprio sistema faz com que, continuamente, seja reiterado o compromisso firmado com os clientes. É a inovação tecnológica aliada aos mecanismos de gestão.

Da mesma forma, no atendimento às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais – LGPD, apenas pessoas autorizadas podem acessar as informações contidas no CondoNow, o que projete a privacidade dos usuários cadastrados. E os dados em si também estão seguros por conta da opção de serem gerados backups diários, semanais e/ou mensais.

O CondoNow é uma excelente opção quando o assunto é administração de condomínio, e os serviços oferecidos pelo sistema facilitam o dia a dia de administradoras, síndicos e condôminos, melhorando o processo de tomada de decisões, o que se torna sinônimo de qualidade de vida para todos os envolvidos na redução de situações estressantes e preocupações.