Sistemas profissionais de administração de condomínios são muito difíceis de serem implantados ou as empresas que não estão preparadas para isso?
A utilização de sistemas profissionais e integrados é uma ferramenta de trabalho importante para todos os departamentos da administradora e sua implantação deve ser tranquila e não interferir de forma negativa nas rotinas da empresa.
Todos os módulos do sistema foram estudados e desenvolvidos para literalmente substituir o maior número possível de processos manuais e retrabalhos.
Erros mais comuns em implantação de sistemas profissionais e como evitá-los
Para ajudar nesse processo de implantação, listamos abaixo os 6 erros mais comuns que acontecem quando a empresa inicia um processo de troca de sistemas:
Erro 1: Não pensar em quem vai utilizar o sistema
Um grande erro cometido pela alta cúpula das empresas é tomar decisões sem levar em consideração como elas irão interferir na rotina das pessoas. É preciso ter o foco no usuário, pois ele não irá usar um sistema que não seja útil em seu dia a dia.
O sistema precisa vir pra somar e não para dividir ou diminuir. Por isso, escute e envolva as pessoas que serão mais atingidas pelo sistema antes da implementação. Isso fará toda a diferença no resultado.
Erro 2: Falta de processos bem definidos
Qual é o processo de administração dos condomínios da sua empresa?
Se a sua empresa não sabe nem do que isso se trata, é melhor sentar e rever as coisas antes da implantação de um sistema profissional. Isso por que o sistema pode até ajudar a melhorar algumas imperfeições no processo, mas é incapaz de criar um processo novo em uma empresa que não o tenha.
Portanto, defina bem os processos da sua empresa e, apenas depois disso, estude a implementação de um sistema.
Erro 3: Acreditar que a implantação do sistema vai garantir mais condomínios na carteira.
O sistema irá ajudar na integração dos processos da empresa e irá auxiliar no gerenciamento do relacionamento com o cliente.
No entanto, o sistema não é uma garantia de que a empresa vai conquistar novos clientes a partir do momento de sua implementação. O sistema não administra condomínios sozinho. O que ele oferece é uma rotina de processos, quando respeitada, proporciona melhores resultados.
Erro 4: Parar a empresa para a adoção do sistema.
O sistema não é uma solução milagrosa que tem todas as respostas para os problemas de administração dos condomínios.
Os prazos de entrega de documentos e cobranças deve continuar e nessa etapa de troca ou implantação de um novo sistema de administração toda a empresa deve se empenhar para que esse processo de mudança seja o mais rápido possível.
Por esse motivo, o desempenho do seu sistema será tão proveitoso quanto a sua equipe permitir. Lembre-se disso.
Erro 5: Não estabelecer métricas para medir o sucesso dos sistemas profissionais
Como você vai saber se a implantação deu certo?
A implementação sem metas sólidas é uma ideia sem fundamento. Isso porque todo o projeto precisa resolver um problema e qual é o problema que o sistema precisa resolver na sua empresa?
Sendo assim, crie métricas para cada uma das áreas do negócio que serão impactadas pela implementação do sistema e analise a eficácia do software através delas.
Erro 6: Desistir dos sistemas profissionais depois de muito pouco uso
A implementação de sistemas profissionais e integrados é uma etapa delicada. Na primeira semana, todo mundo quer utilizar a novidade, mas logo depois todo mundo esquece ou volta a usar o sistema anterior.
Isso acontece em muitas empresas e, quando percebemos, voltamos à estaca zero.
A implementação do sistema precisa ser levada a sério no dia a dia da empresa, para que se transforme em uma rotina dos funcionários. Somente assim ele terá algum efeito na empresa.
Por isso, não resista às desculpas dos funcionários dizendo que o novo sistema é complicado que o antigo resolve o problema, que será uma perda de tempo, etc.
As comparações dos funcionários mais antigos serão inevitáveis, pois já estão acostumados ao sistema anterior e a grande maioria das pessoas tendem a ficar na sua zona de conforto, deixando o novo sempre para amanhã.
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