De acordo como nosso Código Civil em seu artigo 1348 é obrigatória a prestação de suas contas do condomínio aos seus condôminos. Mas, você sabe o que é a prestação de contas e qual o melhor jeito de realizá-la? Continue lendo a matéria que a gente te explica.
O que é a prestação de contas do condomínio?
Seu principal objetivo é a demonstração da movimentação financeira do condomínio e está totalmente ligada à transparência na comunicação com os moradores.
Como realizar a prestação de contas do condomínio?
A prestação de contas é uma das funções mais importantes do síndico e também uma das mais trabalhosas, visto que tem muitos pontos a serem considerados e deve ser feita com muita atenção. Ela deve reunir diversos documentos, dentre eles: relatório do orçamento, relatório de receitas, relatório de despesas (fixas, variáveis, extras), balancete e relatório de inadimplência.
Prestação de contas com tecnologia
Até há pouco tempo, a única forma de apresentar essa prestação de contas era por meio de uma pasta contendo toda essa documentação e relatórios. Por obrigação legal, o condomínio precisa manter esta pasta por, no mínimo, 5 anos. Imagine a quantidade de papéis e o espaço necessários para manter 12 pastas por ano.
A tecnologia veio para nos auxiliar e facilitar nossa vida e nosso trabalho. No ecossistema de gestão de condomínios a pasta digital representa essa ajuda.
A pasta digital é uma solução que ajuda os gestores e síndicos a organizarem toda prestação de contas e história financeira do condomínio em um único arquivo digital.
Além de ser uma maneira de modernizar a gestão ela traz diversas vantagens, dentre elas:
- Sustentabilidade e economia: são inúmeros documentos a ser impressos, com o uso da pasta digital acaba o esse desperdício e uso demasiado de papel além da economia por não ter que imprimir todos esses documentos;
- Agilidade e tempo: como todos os documentos gerados normalmente são pelo sistema de gestão ou pelo computador, organizá-los em pastas digitais economiza muito tempo e traz agilidade para o trabalho do síndico;
- Espaço físico: Com o uso da pasta digital não é necessário o condomínio ter a destinação de um espaço próprio para o armazenamento das pastas físicas que dever ser guardadas por, no mínimo, 5 anos;
- Segurança: o uso da pasta digital também traz segurança para a gestão, uma vez que gerada pelo sistema não pode ser alterada. Desse modo, evita fraudes e informações incorretas;
- Organização: o uso da pasta digital permite que a gestão fique muito mais organizada, não tendo inúmeras pastas físicas cheias de papel anexados que podem se soltar a qualquer manipulação. Fora que é de extrema importância que a prestação de contas seja organizada, pois é uma ferramenta que auxilia na tomada de decisões do condomínio;
- Transparência: a criação da pasta digital tem o intuito de trazer transparência sobre a gestão para com os condôminos e moradores. Com seu uso os moradores podem ter acesso remotamente, visualizar como vai a vida financeira do condomínio e também participar das decisões que serão tomadas.
Se seu condomínio tem sistema de gestão a criação da pasta digital para a prestação de contas pode ser feita em poucos cliques gerando assim ainda mais agilidade para o trabalho do síndico.
A nossa solução Condominium oferece para seus usuários a criação da pasta digital dessa maneira. É a Union Data cuidando e facilitando sua gestão!
